Organizzazione e Controllo

Molto spesso mi trovo a dover spiegare la differenza fra questi due termini nell’ambito della capacità organizzativa nel proprio lavoro e nella vita in generale. E sforzandomi di sottolineare le differenze mi è venuto in mente il famoso dilemma: “è nato prima l’uovo o la gallina?”. Una domanda a cui sembra non esserci risposta perché la gallina non potrebbe esistere senza un uovo ma anche l’uovo senza una gallina. Aristotele ci provò sostenendo, con un ragionamento filosofico, che un uovo è una gallina in potenza, la gallina, invece, è un uovo sviluppato, quindi in atto. Di conseguenza essendo l’atto, cioè la gallina, superiore a qualcosa che è soltanto in potenza, cioè l’uovo, è nata prima la gallina.

Provando a giocare con questo dilemma e la relativa risposta di Aristotele, possiamo utilizzarli come metafora, per associare l’organizzazione all’uovo (potenza), ed il controllo alla gallina (atto).

Definendo innanzitutto i termini, possiamo dire che l’organizzazione è quella capacità della persona di espletare le proprie funzioni utilizzando al meglio le risorse a disposizione, avendo chiaro cosa ottenere e cosa fare e sapendo stabilire i tempi nel rispetto dei criteri di efficienza richiesti dal contesto. Il controllo è la capacità di seguire le attività in essere, verificando che siano svolte nella maniera più adeguata, secondo i tempi e le modalità stabilite, ed intervenire in caso di imprevisti, portando a termine le attività in maniera efficace. Potremmo quindi dire che l’organizzazione concorre al raggiungimento dell’efficienza, il controllo dell’efficacia. L’una genera l’altra ed entrambe, con caratteristiche distinte, estendono la capacità organizzativa a capacità di pianificazione.

Perché è importante capire la differenza dei due termini? Perché i confini tra essi sono molto sottili e di frequente mi accorgo che il significato viene confuso, in particolare quando chiedo a qualcuno di darmi una valutazione della sua capacità organizzativa e mi risponde, orgoglioso di se, che è ottima per poi scoprire che non ha un’agenda o non pianifica le attività o non usa i dati per controllarle. In alcuni casi c’è capacità organizzativa ma manca il controllo, viceversa in altri casi. Raramente si riesce a trovare entrambi come una situazione ottimale richiederebbe, inoltre quale capacità venga prima è difficile stabilirlo. Certamente sono attività distinte che richiedono caratteristiche distinte che però devono coesistere affinché il risultato della capacità organizzativa e di pianificazione sia ottimale. Ritornando, quindi alla metafora iniziale, l’organizzazione (uovo) è solo in potenza la capacità organizzativa, mentre il controllo (la gallina) è atto! Da sola l’organizzazione non basta, così come il controllo! Dove finisce l’una e inizia l’altra è difficile stabilirlo, sta di fatto che sono entrambe importanti e il controllo, come la gallina è il vero completamento!

L’ambito lavorativo

Nei contesti aziendali, il manifestarsi dell’assenza di una e dell’altra, mostra una serie infinita di sfaccettature che ha una ripercussione evidente nella vita aziendale. Ad esempio spesso le caratteristiche del capo si riversano nelle caratteristiche dell’azienda, cioè un’azienda confusa e senza una chiara organizzazione ha all’apice una direzione con le stesse caratteristiche personali. Il contagio è invitabile e le persone che entrano in quella azienda o hanno le stesse caratteristiche oppure dopo un po’ le acquisiscono; chi invece, ha difficoltà a condividere quel modo di essere prima o poi scapperà. È chiaro come queste incompatibilità generino l’impossibilità di coesistere nello stesso contesto! In alcuni casi però una estrema consapevolezza dei propri limiti, potrebbe spingere chi non possiede una delle suddette caratteristiche a vedere chi la possiede come un suo completamento per integrarsi a vicenda.

Ricadute nella vita aziendale quotidiana

Se all’interno dell’azienda vi sono pochi elementi cui manca organizzazione e/o controllo, e questi non ricoprono posizioni strategiche o manageriali, l’effetto di tale carenza sarà poco significativo. Se però il deficit riguarda persone che ricoprono un ruolo strategico o caratterizza una intera area organizzativa, potrebbe causare inefficienze aziendali importanti come ritardi nei processi, incapacità di raggiungere i risultati previsti, dispersione, etc. 

Alcuni esempi

Proviamo a descrivere alcune tipologie di persone estremizzando la combinazione di queste due caratteristiche.

Ad esempio una persona che possiede una buona organizzazione sarà presumibilmente capace di individuare le attività da svolgere, i risultati da ottenere, le risorse a sua disposizione, le priorità e le modalità di esecuzione. Se però manca di controllo non si preoccuperà di verificare in corso d’opera come stia procedendo il lavoro, se si concluderà nei tempi e nei modi stabiliti, quali correttivi apportare, soprattutto se sono coinvolte anche altre persone. Potremmo definire questa tipologia di persona ordinata, attenta ai dettagli ma inattendibile sui risultati, possibilmente anche inconcludente.

Al contrario una persona con una buona capacità di controllo che non perde di vista l’attività da svolgere ma, purtroppo, carente dal punto di vista organizzativo, sarà un dissipatore di energie, perché non avendo ben organizzato le risorse a sua disposizione e pianificato le attività, lavorerà spesso a vuoto. Questa tipologia di persona sarà disordinata, dispersiva, in affanno, sovraccarica, accentratrice ma controllando le attività sarà sicuramente orientata ai risultati.

Cosa puoi fare TU da subito

È bene saper da principio in che modo le due caratteristiche sono presenti nella persona ed agire di conseguenza, cioè farsi supportare sulla caratteristica più debole, e cercando di non esasperare l’altra. Per misurare approssimativamente il tuo livello di organizzazione e controllo prova a rispondere ad alcune domande:

1. Usi una agenda (cartacea o elettronica)? Come la usi? Rimandi spesso delle attività?
2. Prima di iniziare un progetto prepari un piano scritto? Valuti i pro e i contro? Fai una previsione dei tempi?
3. Assegni alle attività da svolgere una priorità? Se le deve svolgere un tuo collaboratore, spendi del tempo a spiegargli cosa deve fare e come?
4. Durante l’esecuzione del progetto prevedi momenti di verifica per analizzare i dati, i risultati, le attività svolte?

Ovviamente devi rispondere con sincerità osservando come ti sei comportato e ti comporti ogni giorno. Se come penso io le risposte sono positive solo per alcune domande, allora devi intervenire sulle tue carenze cercando, almeno per le attività più importanti, di pianificarle in dettaglio, organizzare le risorse, controllarne l’andamento.  

Come possiamo aiutarti NOI

Innanzitutto il test Mr. X misura in maniera precisa i valori di capacità organizzativa e controllo e come i due aspetti interagiscono tra loro evidenziando i punti di debolezza da potenziare. Sulla base di quanto emerso i percorsi di Management base ed avanzato, nella Plus Management Suite, ti potranno formare su tutti gli aspetti mancanti e/o carenti ed allenarti ad utilizzarli in maniera corretta.